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Características que Ferramentas de Gestão de Projetos Devem Atender

Para qualquer projeto novo, a fase de pré-planejamento é fundamental. No entanto, é igualmente importante escolher a melhor ferramenta para otimizar recursos, alcançar objetivos e cumprir prazos. Qual é a melhor ferramenta de gestão de projetos para o seu negócio?

A gestão de projetos se baseia principalmente na aplicação de diferentes metodologias e estratégias. Contudo, para garantir que os objetivos e prazos estabelecidos sejam sempre cumpridos, agora é vital considerar também uma ferramenta de gestão de projetos para facilitar ainda mais o processo.

E o que os programas de gestão de projetos fazem? Esses tipos de software geralmente são hospedados na nuvem e permitem a criação de ambientes de trabalho colaborativos que ajudam a organizar e controlar atribuições de tarefas, além de supervisionar facilmente o status delas.

O uso de gestão e planejamento é uma demanda crescente em muitas empresas, uma vez que especialistas na área expressaram sua frustração com a falta de apoio tecnológico. De acordo com um relatório da Wellingtone sobre gestão de projetos, apenas 23% dos entrevistados usam algum tipo de software de gestão em suas organizações e 25% dizem não ter a tecnologia adequada para trabalhar em projetos não formais. A necessidade de aplicar novas soluções com métodos ágeis é urgente.

Alinhar, estruturar e distribuir o processo de trabalho interno por meio de um painel de negócios eficaz é um dos principais objetivos de qualquer metodologia de gestão de projetos. O objetivo é direcionar todos os projetos na mesma direção, aprender com possíveis erros e, por sua vez, implementar melhorias para aumentar a taxa de sucesso. Em resumo, trata-se de otimizar eficientemente o trabalho e os recursos.

 

 

Quais são os benefícios de introduzir uma ferramenta de gestão de projetos?

Os benefícios do uso de uma metodologia para gerenciar projetos são variados:

  • Organizar cronogramas de projetos
  • Desenvolver habilidades da equipe
  • Obter informações para estimar tempo e custo com precisão
  • Gestão de projetos móveis
  • Ajudar a gerenciar e minimizar riscos do projeto
  • Avaliar a participação individual dos membros da equipe
  • Minimizar despesas
  • Melhorar a comunicação entre os membros da equipe
  • Arquivar documentos e compartilhá-los online
  • Melhorar a produtividade geral
  • Ver rapidamente o progresso em tempo real de uma tarefa específica

Após conhecer as muitas vantagens de usar um programa para organizar nossas tarefas, a pergunta é:

 

 

Qual é a ferramenta de gestão de projetos certa para minha empresa?

Há uma grande demanda por ferramentas e técnicas de gestão de projetos. Felizmente, o mercado digital oferece uma ampla variedade de plataformas que fornecem uma infinidade de recursos, e você pode encontrar o ajuste perfeito para suas necessidades. O difícil é escolher a que melhor se adapta às necessidades do seu negócio. Aqui estão alguns fatores a considerar ao selecionar uma ferramenta:

  • Número de projetos a serem gerenciados
  • Número de pessoas envolvidas no projeto
  • Necessidades de acessibilidade
  • Alinhamento com os objetivos de negócios para aproveitar ao máximo a ferramenta
  • Dar visibilidade a outras áreas da empresa para compartilhar informações

Ferramentas de gestão de projetos: o que devemos considerar ao escolhê-las?

Dependendo desses fatores, uma solução será a mais adequada para suas necessidades. É importante destacar que uma reunião com uma consultoria antes de escolher a ferramenta pode ser muito útil. A contratação dos serviços de uma empresa, como a Audatia, que pode orientar e ajudar na implantação, tornará a adoção da plataforma mais bem-sucedida.

 

 

As principais características a procurar em uma ferramenta de gestão de projetos

Tenha em mente os seguintes critérios ao selecionar sua ferramenta de gestão de projetos:

  • Acessível: Garanta que a ferramenta esteja hospedada na nuvem e seja acessível em diferentes dispositivos móveis. Além disso, é fundamental garantir que os dados possam ser compartilhados com o cliente, além de colegas de outros departamentos, para que estejam sempre informados sobre o progresso do projeto.
  • Usável: A interface da ferramenta deve facilitar a navegação entre diferentes projetos, o que requer que seja bem estruturada. Além disso, deve permitir o download de documentos em diferentes formatos.
  • Organizada: A ferramenta deve permitir facilmente a gestão do tempo e revisão, alocação de recursos e estabelecer dependências entre tarefas.
  • Visual: A ferramenta deve permitir que você planeje e acompanhe facilmente a execução do projeto.
  • Em tempo real: Deve ter a capacidade de emitir relatórios em tempo real que mostrem a evolução do projeto.
  • Aberta: Se a plataforma de gestão de projetos tiver uma API, podemos conectar nossos projetos a outras ferramentas (ERP, CRM, etc.).
  • Segura: A plataforma deve ser segura e cumprir todos os requisitos de privacidade de dados.

 

 

Quais são as melhores ferramentas de gestão de projetos?

Como mencionado anteriormente, a melhor ferramenta de gestão de projetos é aquela que se adapta às necessidades específicas de sua empresa e equipe. Nós recomendamos:

  1. ClickUp: Dentro do ClickUp, temos a capacidade de realizar a gestão de casos baseada em projetos. Com o gerenciamento de casos, podemos criar tarefas e atribuí-las a membros da equipe.
  2. Monday.com: monday.com é outra opção de software de gestão de projetos amplamente conhecida. Ele oferece fluxos de trabalho personalizáveis para definir processos e acompanhar eficientemente as tarefas atribuídas.
  3. Trello: O Trello é uma ferramenta popular de gestão de projetos que permite estabelecer prioridades, lembrar de prazos e organizar o trabalho de forma visual através de quadros, listas e cartões.
  4. Notion: O Notion é uma plataforma versátil que pode ser usada para gestão de projetos, permitindo a criação de documentos, tabelas, calendários e listas de tarefas para acompanhar e organizar o trabalho de equipe.
  5. Asana: Outra ferramenta popular de gestão de projetos é a Asana. Estabelecer prioridades, lembrar de prazos ou automatizar o trabalho diário são apenas algumas de suas aplicações.
  6. Jira: Jira é outro dos softwares mais famosos do mercado. Através de seus fluxos de trabalho, ajuda a definir processos e seguir eficientemente as tarefas atribuídas.

Esta análise visa oferecer uma visão geral das ferramentas de gestão de projetos que existem no mercado. Se desejar mais informações sobre uma ferramenta específica, entre em contato conosco.

 

 

Em conclusão

A gestão de projetos deve ser uma prática fundamental em qualquer empresa que queira garantir o sucesso de seus processos internos. A implementação de ferramentas como as mencionadas é essencial para otimizar e maximizar os recursos de qualquer organização. A Audatia é especialista no assunto e pode ajudar na implementação da solução perfeita para sua empresa. Entre em contato para mais informações.

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