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Gestão de Carga de Trabalho: O Que é e Como Fazer, com Estratégias e Templates

Este artigo foi escrito por Alex York, Senior Content Marketing Manager da ClickUp. Para ler o artigo original em inglês, clique aqui.

 

Você já se sentiu como se a lista de tarefas da sua equipe para um cliente fosse um punhado de pinos de boliche em chamas que você está tentando equilibrar?

Só que, você não tem nenhum talento para malabarismo e já queimou uma das suas sobrancelhas? Se você se identifica com essa situação, talvez seja hora de adotar uma nova estratégia para o gerenciamento da carga de trabalho.

O gerenciamento da carga de trabalho é a cola superforte que mantém unidos os processos do seu negócio.

Sem ele, sua pilha de papelada pode parecer tão alta quanto o Monte Everest. Seus cronogramas de projeto podem ficar tão desorganizados quanto o quarto de um adolescente. E a lista de tarefas dos seus funcionários pode ser tão interminável quanto o feed das redes sociais deles!

Afinal, o que é o gerenciamento de carga de trabalho? E como diabos você começa a implementá-lo na sua empresa?

Neste artigo, vamos discutir o que é, como funciona e qual é a melhor ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho para ajudá-lo a implementá-lo. Pegue o extintor e deixe os pinos de boliche caírem – vamos começar!

 

O que é Gerenciamento de Carga de Trabalho?

O Gerenciamento de Carga de Trabalho é o processo de distribuição e administração eficaz das tarefas da sua equipe para otimizar a produtividade. Pode parecer uma ideia simples, mas não subestime sua importância. Se negligenciado, pode, na verdade, agravar sua carga de trabalho já existente.

De fato, um estudo de 2021 realizado pela Biblioteca Nacional de Medicina demonstrou que os funcionários tendem a ficar menos satisfeitos quando percebem que têm uma carga de trabalho esmagadora. Isso resulta em uma diminuição da produtividade e taxas mais elevadas de esgotamento e rotatividade.

 

A Lição?

A lição aqui é que o gerenciamento eficaz da carga de trabalho é de extrema importância!

Por que o Gerenciamento de Carga de Trabalho é Importante?

Quando você lida adequadamente com o gerenciamento da carga de trabalho da sua equipe, coisas maravilhosas acontecem:

– Você verá um aumento na colaboração e no trabalho em equipe dentro da sua organização.
– Seus membros da equipe entregarão trabalhos de alta qualidade dentro dos prazos.
– Os funcionários serão produtivos e, ao mesmo tempo, satisfeitos com suas tarefas e responsabilidades.

Parece um sonho, não é? Agora, vamos descobrir como você pode tornar o gerenciamento eficaz da carga de trabalho uma realidade.

 

7 Etapas para Gerenciar Cargas de Trabalho com Eficiência

O planejamento da carga de trabalho é um pouco como semear “feijões mágicos” dentro da sua organização.

No começo, você pode encontrar alguma resistência. Mas com o tempo, seus membros da equipe (e, por extensão, seus clientes) serão capazes de colher enormes benefícios do “pé de feijão” do gerenciamento de carga de trabalho.

Aqui está um guia passo a passo para simplificar o processo de alocação de carga de trabalho:

 

1- Utilize uma ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho

Diferentes equipes dentro da sua agência podem estar utilizando conjuntos de ferramentas de trabalho completamente distintos. Isso torna a atribuição de tarefas ou projetos específicos para os membros da equipe mais desafiadora do que deveria ser.

Além disso, os dados da sua empresa podem estar dispersos por várias ferramentas ou, pior ainda, perdidos em um mar de e-mails. Isso leva a equipe a desperdiçar valioso tempo procurando informações necessárias ou solicitações de clientes, resultando em um aumento no tempo necessário para concluir cada projeto.

 

Veja mais de 15 visualizações no ClickUp para personalizar seu fluxo de trabalho de acordo com suas necessidades.
Veja mais de 15 visualizações no ClickUp para personalizar seu fluxo de trabalho de acordo com suas necessidades.

 

A solução? Antes de tudo, integre todas as suas equipes em um único sistema operacional de trabalho. Isso servirá como um repositório central para todos os processos do seu negócio e como uma ferramenta única para gerenciar a carga de trabalho dos seus funcionários.

Primeiramente, vamos abordar a questão de maneira franca: pode parecer tendencioso, mas acreditamos que é significativamente mais fácil gerenciar a carga de trabalho com a ferramenta adequada, como o ClickUp. E, se você já estiver utilizando outra ferramenta, ficará surpreso com a facilidade com que pode importar todas as suas tarefas de projeto para a nossa plataforma.

 

Importar seu trabalho de ferramentas de gerenciamento de projetos anteriores para o ClickUp é uma tarefa simples.
Importar seu trabalho de ferramentas de gerenciamento de projetos anteriores para o ClickUp é uma tarefa simples.

 

VENHA PARA CÁ

Como bônus, o ClickUp simplifica a navegação por várias tarefas de projeto e subtarefas relacionadas a diferentes clientes. Consulte o guia de início rápido para gerenciar a carga de trabalho da sua equipe em pouco tempo! Além disso, se você já estiver usando ferramentas de gerenciamento de projetos existentes, como Basecamp, Trello ou Asana, o ClickUp permite importar dados de qualquer uma delas em apenas um minuto!

 

2 – Avalie as tarefas e a capacidade da sua equipe

O planejamento de capacidade é a base do gerenciamento de carga de trabalho eficaz. É o processo de determinar o tempo e os recursos necessários para concluir um projeto. Para fazer isso da maneira certa, você deve alinhar as demandas das tarefas com a capacidade da sua equipe.

Crie uma estimativa de tarefa e de tempo para cada projeto

Comece listando todos os processos de negócios com os quais sua equipe lida em qualquer projeto dado. Em seguida, divida-os em tarefas gerenciáveis no ClickUp. Se uma tarefa parecer complicada, divida-a em marcos menores do projeto.

 

Adicione rastreamento de tempo e estimativas de tempo às tarefas do ClickUp.
Adicione rastreamento de tempo e estimativas de tempo às tarefas do ClickUp.

 

Certifique-se de listar todas as tarefas, por mais triviais que possam parecer. Isso pode incluir tarefas administrativas, como gerenciamento de caixa de entrada, documentação de processos e até mesmo fazer um café diariamente.

Pode parecer trivial, mas omitir tarefas comuns que consomem tempo de trabalho diário é um erro comum de gerenciamento de tempo. É muito melhor alocar tempo para essas atividades regulares do que estar constantemente atrasado.

Mas isso não é tudo o que você precisa estimar: você também precisa determinar quanto tempo cada tarefa deve idealmente levar. Isso pode ser feito de várias maneiras:

  • Estimar com base nas informações no plano de projeto de uma tarefa.
  • Usar uma ferramenta de rastreamento de tempo ou gerenciamento de projetos.
  • Basear o tempo de execução de cada tarefa em experiências anteriores.

 

Acompanhe estimativas de tempo sem sair do seu navegador usando a Extensão do Chrome do ClickUp
Acompanhe estimativas de tempo sem sair do seu navegador usando a Extensão do Chrome do ClickUp

 

Se você não tem certeza de quanto tempo uma tarefa deve levar ou quanto tempo levou historicamente, use a extensão do Chrome do ClickUp para rastrear o tempo gasto em cada tarefa.

 

Avalie a capacidade pessoal de cada funcionário

A produtividade da equipe é fundamental.

Quando se trata de gerenciamento de recursos, não se trata apenas de distribuir um número igual de tarefas para os funcionários. Cada pessoa tem um estilo de trabalho e habilidades diferentes. Alguns podem lidar com várias tarefas técnicas, enquanto outros não.

Agora você precisa avaliar a capacidade de carga de trabalho de cada membro da equipe. Qual é a melhor maneira de fazer isso? Bem, com recursos de gerenciamento de carga de trabalho da equipe.

 

Use a Visualização de Carga de Trabalho do ClickUp para ver quem está à frente ou atrasado e arrastar e soltar tarefas facilmente para realocar recursos
Use a Visualização de Carga de Trabalho do ClickUp para ver quem está à frente ou atrasado e arrastar e soltar tarefas facilmente para realocar recursos

 

A Visualização de Carga de Trabalho do ClickUp permite que você defina uma capacidade de carga de trabalho diária/semanal para cada usuário individual com base em suas conversas com eles. Você pode definir capacidades em horas, tarefas ou até mesmo pontos de história Scrum.

Simplesmente peça a seus funcionários a opinião deles. Peça a cada membro da equipe para lhe dizer como se sentem em relação às suas cargas de trabalho individuais. Anote o que está em andamento e se eles podem lidar com mais tarefas ou precisam de menos.

Dessa forma, você saberá se seus funcionários têm uma carga de trabalho excessiva e poderá redistribuir o trabalho quando necessário.

Seja sábio e priorize!

Nem todas as tarefas são iguais, e uma ida à Starbucks não é tão importante quanto terminar as edições em um post de blog de um cliente. É por isso que você precisa aprender a priorizar.

A priorização ajuda você a garantir que, independentemente da capacidade de sua equipe, você está sempre se concentrando nas coisas mais importantes primeiro. Isso ajuda você a gastar mais energia em prazos rígidos e não se preocupar muito com coisas que podem ser adiadas.

 

Agrupe as tarefas no seu quadro Kanban por status, Campos Personalizados, Prioridade e muito mais na visualização de Quadro do ClickUp
Agrupe as tarefas no seu quadro Kanban por status, Campos Personalizados, Prioridade e muito mais na visualização de Quadro do ClickUp

 

Para fazer a priorização corretamente, você precisa comunicar claramente com sua equipe quais tarefas devem ser concluídas primeiro, quais têm prazos rígidos e quais podem ser adiadas, se necessário. Ao tomar essas decisões, recomendamos usar uma matriz de pontos simples com 3 pontos possíveis para os seguintes componentes:

  • Quem fez a solicitação do projeto? Quem está solicitando a tarefa é uma consideração importante. Se o CEO solicitou algo, o valor estratégico da tarefa ou suas dependências realmente não importam – ela tem prioridade máxima por padrão.
    • Dê pontuação “1” se for um solicitante de nível inferior ou individual.
    • Dê pontuação “2” se for um gerente de equipe.
    • Dê pontuação “3” se for liderança executiva.
  • O projeto faz parte de uma dependência? Se a tarefa precisa ser concluída antes que outros membros da equipe possam fazer sua parte no projeto, ela deve ter prioridade mais alta, pois afeta outras pessoas.
    • Dê pontuação “1” se for um projeto isolado, independente de suas outras tarefas.
    • Dê pontuação “2” se fizer parte de uma dependência, mas o projeto geral não tiver foco em prazo.
    • Dê pontuação “3” se fizer parte de uma dependência e o projeto geral tiver um prazo rígido.
  • O projeto está associado a uma estratégia ou iniciativa maior da empresa? Projetos que se relacionam com metas maiores da empresa devem ter prioridade sobre aqueles necessários para iniciativas menores e isoladas.
    • Dê pontuação “1” se for um projeto isolado que não se relaciona com uma estratégia maior.
    • Dê pontuação “2” se estiver vagamente relacionado às iniciativas de estratégia maiores.
    • Dê pontuação “3” se for fundamental para uma iniciativa maior da empresa.

Use esta matriz para atribuir uma pontuação objetiva à prioridade de cada projeto – e certifique-se de que os membros da equipe saibam se uma atribuição é flexível quanto ao prazo.

 

Crie automações simples em suas tarefas para atribuir ou alterar a prioridade quando uma determinada ação é realizada
Crie automações simples em suas tarefas para atribuir ou alterar a prioridade quando uma determinada ação é realizada

 

PRIORIDADE EM PRIMEIRO LUGAR

Bônus do ClickUp: Ferramentas simples de gerenciamento de carga de trabalho em equipe tornam fácil definir uma prioridade para cada tarefa importante, variando de ‘Baixa’ a ‘Urgente’. Classificar por urgência ajuda sua equipe a visualizar as tarefas de maior prioridade. Você até pode criar automações simples no ClickUp para definir um nível de prioridade específico quando uma tarefa é atribuída a uma determinada pessoa ou atinge uma data de vencimento.

 

3 – Use alocação de recursos para habilidades de gerenciamento de carga de trabalho em equipe

Após avaliar as tarefas e a capacidade da sua equipe, é hora de distribuir o trabalho, certo? Mas espere… não tão rápido.

Você não pode simplesmente escolher qualquer pessoa para qualquer projeto. Bem, talvez você possa. Mas seria tão eficaz quanto pedir ao Hulk para fazer cisnes de origami.

Atribua as tarefas certas às pessoas certas

A chave para um gerenciamento inteligente de carga de trabalho é atribuir o escopo de trabalho certo à pessoa certa. Certifique-se de que você ou seu gerente de projeto conheça as habilidades, temperamento, disponibilidade e pontos fortes de cada membro da equipe antes de iniciar o agendamento do trabalho.

Por exemplo, se um de seus funcionários é ótimo em detalhes minuciosos, mas luta com prazos de alta pressão, provavelmente não é a melhor escolha para um projeto de urgência. Da mesma forma, seu pensador criativo de visão ampla pode não ser o melhor revisor de textos.

Leve em consideração as habilidades únicas de cada indivíduo e, em seguida, atribua as tarefas de maior prioridade primeiro. Depois de cuidar disso, você pode atribuir o restante (não se preocupe, você terá tempo para sua corrida na Starbucks… eventualmente).

 

A Visão de Carga de Trabalho do ClickUp fornece insights sobre as métricas do seu projeto para estar um passo à frente.
A Visão de Carga de Trabalho do ClickUp fornece insights sobre as métricas do seu projeto para estar um passo à frente.

 

Quer ganhar pontos extras como gerente? Ao atribuir trabalho a um membro da equipe, informe-os por que os escolheu para essa tarefa. Isso torna o trabalho deles mais significativo e envolvente.

Quanto mais confiantes seus funcionários estiverem em suas tarefas, maior será a produtividade deles. É simples assim!

 

Crie prazos realistas

Depois de atribuir todas as suas tarefas, você precisa criar prazos para elas. Quando você está começando com o planejamento de carga de trabalho, concentre-se em tornar esses prazos alcançáveis!

Mesmo com aplicativos mais intuitivos como o ClickUp, você deve esperar um período de adaptação enquanto sua equipe se acostuma aos novos fluxos de trabalho. Faça com que os prazos para a primeira rodada sejam o mais flexíveis possível.

Use as informações que você coletou sobre estimativas de tempo de tarefa anteriores, capacidade dos funcionários e conjuntos de habilidades conhecidos para fazer a melhor estimativa de quanto tempo cada atribuição deve levar. Em seguida, adicione um pouco mais de tempo para cobrir circunstâncias imprevistas.

 

Use a Visualização de Linha do Tempo do ClickUp para atribuir tarefas, alterar datas de vencimento e visualizar cargas de trabalho
Use a Visualização de Linha do Tempo do ClickUp para atribuir tarefas, alterar datas de vencimento e visualizar cargas de trabalho

 

Quando os funcionários cumprirem esses prazos, isso construirá confiança: neles mesmos e no seu incrível novo sistema. Ter a ferramenta certa para editar cargas de trabalho – e fazê-lo rapidamente – é essencial para a produtividade de qualquer líder de equipe.

TRABALHO EM EQUIPE > TALENTO

Bônus do ClickUp: Atribuir tarefas no ClickUp é simples! Basta criar uma tarefa e atribuí-la a um ou vários funcionários ou equipes. Após distribuir as tarefas, defina as datas de início e de vencimento para cada membro da equipe. Preocupado com a gestão de prazos conflitantes? Visualize as tarefas da sua equipe através da Visualização de Linha do Tempo para equilibrar as datas de início e de vencimento de todos, tudo a partir de um único cronograma de projeto.

 

 

 

4 – Ajude seus funcionários a planejar com templates de gerenciamento de carga de trabalho

Ok, você identificou suas tarefas e quanto tempo elas levarão, e sabe quais funcionários são responsáveis por quê. Agora é só deixar no piloto automático, certo?

Não tão rápido!

Se esse template de planejamento de fluxo de trabalho é novo para sua equipe, eles (e você!) podem precisar de um pouco de apoio extra para se organizarem. E mesmo que o fluxo de trabalho não seja novo, quanto mais maduro o template de gerenciamento de carga de trabalho se torna, mais seu processo deve se tornar um template.

Os templates fazem duas coisas para o gerenciamento de carga de trabalho: eles ajudam as equipes novas no processo a se familiarizarem mais rapidamente e ajudam as equipes maduras a automatizar mais do que sabem que funciona.

 

Aqui estão cinco templates de carga de trabalho para você começar:

1- Template de Carga de Trabalho de Funcionário ClickUp

Supervisione facilmente as capacidades semanais dos membros da equipe com o Modelo de Gerenciamento de Carga de Trabalho de Funcionários do ClickUp
Supervisione facilmente as capacidades semanais dos membros da equipe com o template de Gerenciamento de Carga de Trabalho de Funcionários do ClickUp

O Template de Carga de Trabalho de Funcionário ClickUp permite que os membros da equipe e gerentes determinem sua capacidade de carga de trabalho diária e semanal e vejam quanto trabalho é atribuído a cada funcionário. Clique aqui para baixar esse template.

 

2 – Template de Bloqueio de Agenda ClickUp

Use campos personalizados para personalizar seu cronograma no ClickUp e priorizar seu trabalho
Use campos personalizados para personalizar seu cronograma no ClickUp e priorizar seu trabalho

 

O Template de Bloqueio de Agenda ClickUp permite que os membros da equipe monitorem e visualizem suas atividades de carga de trabalho passadas, presentes e futuras usando a técnica de bloqueio de tempo. Clique aqui para baixar esse template.

 

3 – Template de Gerenciamento de Tarefas Simples ClickUp

Utilize o Modelo de Gerenciamento de Tarefas Simples para organizar e priorizar melhor o trabalho da sua equipe
Utilize o template de Gerenciamento de Tarefas Simples para organizar e priorizar melhor o trabalho da sua equipe

O Template de Gerenciamento de Tarefas Simples ClickUp simplifica as listas de tarefas da equipe e fornece uma lista diária personalizada de tarefas, incluindo trabalho, projetos pessoais, licença remunerada, etc. Clique aqui para baixar esse template.

 

4 – Template 1-on-1 de Funcionário e Gerente ClickUp

Documente claramente tudo em suas reuniões individuais com este modelo simples.
Documente claramente tudo em suas reuniões individuais com este template simples.

O Template 1-on-1 de Funcionário e Gerente ClickUp ajuda a definir metas de produção, gerenciamento de tempo e priorização de projetos. Isso ajuda os colaboradores a entenderem o que é esperado deles. Clique aqui para baixar esse template.

 

5 – Template de Rastreamento de Reuniões ClickUp

Utilize o Modelo de Acompanhamento de Reuniões do ClickUp para obter uma visualização rápida das suas próximas reuniões
Utilize o template de Acompanhamento de Reuniões do ClickUp para obter uma visualização rápida das suas próximas reuniões

O Template de Rastreamento de Reuniões ClickUp permite que você organize seu trabalho diário, rastreando reuniões para saber onde está gastando seu tempo e como pode ajudar sua carga de trabalho. Clique aqui para baixar esse template.

 

TEMPLATES, TEMPLATES, TEMPLATES!

Bônus do ClickUp: Somos grandes fãs de templates para manter sua equipe no caminho certo e organizada. Quer ver mais? Confira nossa seleção completa de templates de gerenciamento de projetos ou visite o Centro de Templates do ClickUp para centenas de maneiras de começar mais rápido!

 

5 – Priorize a comunicação e a colaboração

Embora possamos ter esquecido como resolver nossos problemas de cálculo da 8ª série, aqui está uma fórmula que você deve gravar na memória:

Gerenciamento de carga de trabalho = Gerenciamento de estresse

Quanto menos estresse enfrentamos, mais gerenciável se torna nossa carga de trabalho. Então, qual é a maior fonte de estresse no ambiente de trabalho?

Uma pesquisa da Wrike descobriu que é criar senhas de oito caracteres com um numeral, letra maiúscula e símbolo. Bem, isso e a falta de comunicação e colaboração.

Até mesmo mudanças positivas podem causar estresse quando são novas. Após a implementação do seu novo sistema de gerenciamento de tarefas, certifique-se de fazer check-ins regulares com sua equipe para garantir que eles se sintam apoiados.

 

Institua reuniões regulares em equipe

Especialmente enquanto esse processo ainda é novo, faça um esforço consciente para agendar reuniões individuais com os membros da sua equipe. A comunicação é fundamental para a gestão da mudança e para que seus funcionários adotem os novos processos. Para um processo de gestão de mudança bem-sucedido, utilize as perguntas abaixo para obter o feedback honesto de sua equipe:

  • Sua carga de trabalho atual é realista e, caso contrário, como poderia ser alterada?
  • Existem obstáculos impedindo você de concluir projetos atuais?
  • Quão confiante você está em relação ao cumprimento dos prazos futuros?
  • Quais são seus maiores desafios com o novo sistema?
  • Você tem sugestões ou ideias sobre como melhorar os processos?

Experimente essas ferramentas de gestão de mudança! Prepare-se para a mudança com templates de planejamento de sucessão!

Observe que adicionar mais reuniões às agendas, tanto sua quanto de seus funcionários, pode diminuir a produtividade, o oposto do que você está buscando! Portanto, pense em maneiras de tornar esses check-ins o mais convenientes e eficientes possível.

 

Utilize o modelo de atas de reunião de projeto no ClickUp e evite informações ou discussões perdidas
Use o template de atas de reunião de projetos ClickUp e evite informações ou discussões perdidas

 

Considere realizá-los no Slack, por exemplo, para que os membros da equipe possam atualizá-lo quando for conveniente para eles, com interrupções limitadas em seu fluxo de trabalho. Alguns funcionários nunca se sentirão completamente à vontade para expressar suas preocupações ao chefe — e tudo bem!

Realize uma reunião semanal da equipe em que todos possam se reunir para compartilhar estratégias e expressar suas preocupações. E considere a utilização de um aplicativo de participação anônima como o ScatterSpoke para que todos possam compartilhar seus sentimentos de forma menos pressionada.

Enfatize a colaboração, não as interrupções Não há nada mais irritante do que enviar uma mensagem importante para seu funcionário e não receber resposta por horas, não é mesmo? Quero dizer, em qual parte do “Onde está meu café?” eles não entenderam?!

Brincadeiras à parte, mensagens não atendidas diminuem o progresso, tornando difícil o gerenciamento da sua carga de trabalho. Ao projetar o seu processo de gerenciamento de carga de trabalho, certifique-se de que o foco esteja na quebra de silos, não na construção de novos.

Crie tarefas em equipe para que todos tenham visibilidade sobre o que os outros membros da equipe estão fazendo. Se eles puderem verificar os status sem precisar interromper o fluxo de trabalho de outra pessoa? Melhor ainda.

 

Converta comentários em tarefas do ClickUp ou atribua-os à equipe

 

Converta comentários em tarefas do ClickUp ou atribua-os para transformar pensamentos em ações instantaneamente
Converta comentários em tarefas do ClickUp ou atribua-os para transformar pensamentos em ações instantaneamente

 

VOCÊ PODE ATRIBUIR COMENTÁRIOS?!

Bônus do ClickUp: Use o ClickUp para deixar um comentário em cada tarefa. Os funcionários são notificados instantaneamente, para que não possam inventar desculpas por não terem visto sua solicitação. E se você precisar que a pessoa faça algo urgentemente, converta seu comentário em uma tarefa e atribua-a a ela. Os funcionários serão notificados e o comentário aparecerá na lista de tarefas deles. Quando terminarem, eles podem marcar a caixa de seleção de resolução para mostrar que concluíram a tarefa. Pronto.

 

 

6 – Acompanhe o desempenho da carga de trabalho com painéis

O gerenciamento de fluxo de trabalho é um ciclo constante. Você precisará passar por repetições de cada uma dessas etapas para melhorias contínuas. Mas como você deve medir se está funcionando?

Bem, sempre há o caminho difícil. Você pode manter planilhas cuidadosas de reclamações, contratempos e prazos cumpridos (ou perdidos). Durante cada novo ciclo de tarefas, você pode procurar por padrões e pontos comuns de atrito, tentar a abordagem de adivinhar e verificar para ver se ajuda.

Pronto para o jeito fácil?

Agregue todo o seu trabalho em uma visão geral de alto nível com os Painéis
Agregue todo o seu trabalho em uma visão geral de alto nível com os Painéis

 

Reúna todo o seu trabalho em uma visão geral de alto nível com Painéis

O Painel do ClickUp pode servir como o centro de controle de sua missão, onde você monitora e acompanha o quão bem sua equipe está gerenciando sua carga de trabalho. Você pode preencher cada Painel com uma infinidade de Widgets Personalizados, como gráficos, cálculos, blocos de texto e muito mais, sendo que cada um deles coleta dados específicos de toda a sua equipe!

No entanto, isso não é tudo. Você também tem acesso a toneladas de widgets de relatórios de tarefas para insights detalhados sobre como sua equipe está lidando com o gerenciamento de tarefas. Por exemplo, você pode usar:

  • Gráficos de Velocidade: Determine a taxa de conclusão de um conjunto de tarefas e faça uma estimativa melhor da capacidade real de carga de trabalho de sua equipe.
  • Gráficos de Fluxo Cumulativo: Verifique o progresso de seu projeto e identifique gargalos que podem ter resultado de uma má alocação de carga de trabalho.
  • Metas: Defina e acompanhe metas de negócios, objetivos e OKRs.

Bônus do ClickUp: Outra ótima maneira de monitorar a alocação de carga de trabalho de sua equipe é usando a Visualização em Caixa. Ela visualiza o que um funcionário está trabalhando, bem como sua capacidade de trabalho atual. Você pode identificar facilmente quem está sobrecarregado e reatribuir tarefas para aqueles que podem assumir mais responsabilidades.

A visualização de caixa é a maneira mais rápida de ver todas as tarefas da sua equipe
A visualização de caixa é a maneira mais rápida de ver todas as tarefas da sua equipe

 

7 – Automatize o trabalho e centralize a visibilidade

Depois de resolver quaisquer problemas no fluxo de trabalho nos primeiros ciclos, procure mais oportunidades para melhorar ainda mais sua eficiência.

Não pule esta etapa!

Chegará um momento durante o ciclo de vida de um projeto em que sua equipe terá que lidar com uma carga de trabalho pesada. O gerenciamento de carga de trabalho ajuda você a ser proativo com essas estratégias que economizam tempo agora, para economizar estresse posteriormente.

Automatize tarefas repetitivas

A maneira mais fácil de reduzir a carga de trabalho real é identificar tarefas mundanas que podem ser automatizadas. Na verdade, sua organização pode economizar até 2 horas por dia por meio da automação de gerenciamento de carga de trabalho! Essas ferramentas podem automatizar a maior parte dos processos de gerenciamento de tarefas.

Claro, você sempre pode escolher ferramentas de automação prontas. Mas por que sobrecarregar as aplicações de sua equipe quando você pode investir em um software de gerenciamento de carga de trabalho completo, repleto de automações?

Digamos que você queira criar uma automação que informe a um funcionário imediatamente quando ele tiver uma nova tarefa urgente para concluir. Felizmente, você é um tomador de decisões brilhante e decidiu usar o ClickUp para o gerenciamento de carga de trabalho!

Tudo o que você precisa fazer é usar a automação “Sempre que uma tarefa receber a prioridade ‘Urgente’, a tarefa muda automaticamente para ‘Aberta'”. Pronto. Assim que uma tarefa for marcada como urgente, seu funcionário ficará sabendo.

 

Use receitas de automação pré-construídas ou personalize-as com base nas suas necessidades, para que sua equipe possa se concentrar onde é mais importante.
Use receitas de automação pré-construídas ou personalize-as com base nas suas necessidades, para que sua equipe possa se concentrar onde é mais importante.

 

Escolha entre uma lista de mais de 50 automações incorporadas ou crie a sua própria!

 

Use um Quadro Kanban para uma perspectiva diferente

Um Quadro Kanban é uma ferramenta compacta, mas poderosa, para garantir que seus processos de negócios estejam funcionando sem problemas. Como isso funciona?

Ele visualiza o fluxo de trabalho do projeto e mostra o status de cada tarefa em um quadro de tarefas físico ou virtual organizado. Sua equipe pode, então, arrastar e soltar tarefas nas colunas de status relevantes à medida que progridem, como este:

 

Agrupe as tarefas no seu quadro Kanban por status, Campos Personalizados, Prioridade e muito mais na visualização de Quadro do ClickUp
Agrupe as tarefas no seu quadro Kanban por status, Campos Personalizados, Prioridade e muito mais na visualização de Quadro do ClickUp

 

Dessa forma, toda a sua equipe pode ver o progresso do projeto em tempo real. Esse processo de gerenciamento de carga de trabalho fornece a todos os envolvidos uma melhor ideia de quanto tempo um projeto leva e quem é responsável por cada parte dele.

O gerente de projeto também deve identificar quais tarefas estão paradas no quadro Kanban, o que indica gargalos no processo. Eles podem então alocar um recurso (ou um membro da equipe) para ajudá-los a resolver a tarefa.

 

PERSONALIZE SUA VISÃO COMO QUISER

Bônus do ClickUp: Oferecemos um quadro Kanban para gerenciamento de projetos, gráficos de Gantt para visualizar dependências e outras visualizações para que você possa escolher a perspectiva que funciona melhor para sua equipe. Use Visualizações Flexíveis para visualizar tarefas em uma lista de tarefas, quadro Kanban ou visualização de linha do tempo.

 

 

Perguntas frequentes sobre gerenciamento de carga de trabalho

  • Quais são os desafios comuns do gerenciamento de carga de trabalho?
    • Os desafios do gerenciamento de carga de trabalho podem variar dependendo da indústria, do tamanho da empresa e das responsabilidades individuais. No entanto, alguns desafios comuns incluem:
      • Carga de trabalho avassaladora: Pode ser desafiador gerenciar uma carga de trabalho que é muito pesada ou exigente, levando ao estresse, esgotamento e redução da produtividade.
      • Falta de priorização: Sem prioridades claras, pode ser difícil determinar quais tarefas são mais importantes e como alocar recursos de forma eficaz.
      • Má gestão do tempo: Técnicas de gerenciamento do tempo são essenciais para o gerenciamento de carga de trabalho, mas muitas pessoas lutam contra a procrastinação, distrações e outras armadilhas de produtividade.
      • Recursos inadequados: A falta de recursos, como equipe, tecnologia ou orçamento, pode dificultar a capacidade de um indivíduo de gerenciar sua carga de trabalho de forma eficaz.
      • Escopo em constante mudança: As expectativas podem mudar ou se expandir além do que foi acordado inicialmente, levando a um aumento na carga de trabalho sem um aumento correspondente nos recursos.

 

  • Quem deve fazer o planejamento de carga de trabalho?
    • Dependendo de como sua organização está estruturada, seu gerenciamento de carga de trabalho pode ser feito individualmente ou em grupo.Se sua empresa for muito compartimentalizada e os departamentos operarem como suas próprias miniempresas, provavelmente faz mais sentido ser um lobo solitário em seu planejamento. No entanto, equipes altamente colaborativas que frequentemente trabalham com outras pessoas para concluir projetos provavelmente precisam que todos coloquem suas cabeças juntas.

 

  • Quais são os benefícios do gerenciamento eficaz de carga de trabalho?
    • As ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho ajudam você a ver tudo o que está acontecendo dentro da empresa. E ela dá à sua equipe essa mesma visibilidade! Ver onde os projetos estão pode eliminar problemas de comunicação e silos de projetos. E, o mais importante? Ajuda a manter sua equipe na mesma página e trabalhando de maneira eficiente. E isso significa mais clientes satisfeitos que recebem seus projetos no prazo.
    • Os sistemas de gerenciamento de carga de trabalho também:
      • Garantem que nenhum recurso do projeto (software, tempo, habilidades dos funcionários) seja desperdiçado
      • Dão a você uma visão cristalina de como seu projeto está progredindo
      • Mostram qual processo de negócios está atrasando seu trabalho
      • Informam você sobre datas de vencimento e orçamentos de projetos
      • Feche as lacunas de comunicação entre diferentes departamentos

 

Implemente o Gerenciamento de Carga de Trabalho Eficaz com o ClickUp

O gerenciamento de carga de trabalho é como um kit de primeiros socorros para sua organização. É uma ótima maneira de proteger o bem-estar de sua equipe quando eles estão lidando com uma carga de trabalho pesada. Além disso, isso dá a eles um impulso instantâneo de produtividade!

No entanto, gerenciar cargas de trabalho manualmente pode ser um desafio. Você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos dedicada – que não seja apenas conveniente para gerentes de projetos experientes – para fazer todo o trabalho pesado, como distribuição de carga de trabalho, acompanhamento do progresso da equipe, criação de relatórios e muito mais.

Felizmente, ferramentas como o ClickUp possuem toneladas de recursos, incluindo a Visualização em Linha do Tempo, Visualização de Carga de Trabalho e Visualização em Caixa que facilitam esse processo.

Com o plano gratuito do ClickUp, você obtém usuários ilimitados e projetos ilimitados. Com o plano pago, você obtém armazenamento ilimitado e integrações ilimitadas para ajudar com a carga de trabalho de sua equipe.

Portanto, inscreva-se no ClickUp e diagnostique e resolva seus problemas de produtividade hoje!

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